COMO LIDAR COM AS PENDÊNCIAS E URGÊNCIAS ENTRE VOCÊ E O SEU SONHO?

Por Priscila Zart

Ok, então você entendeu a importância que o seu sonho tem na sua vida, sabe exatamente o que ele lhe trará de mudanças para melhor. Está determinado a alcançá-lo! Isso é excelente.

Só que… no momento de estudar sobre o assunto ou colocar em prática o passo a passo que você desenhou para chegar lá, acaba aparecendo alguma pendência ou urgência que precisa de atenção naquele momento. E então, seu planejamento desanda!

É importante você entender que o tempo e o que fazemos com ele é algo relativo. Relativo ao que temos como prioridade naquele momento. A maneira como organizamos nosso dia e como priorizamos as atividades dentro da nossa mente é o que fará a diferença na hora de decidir entre fazer o que você tinha planejado ou fazer aquela pendência ou urgência que surgiu no meio do caminho.

Claro que aqui não entram urgências relativas a doenças ou casos graves como acidentes, algo que se você perguntar a qualquer pessoa ela concordará com você de que aquilo deve ser tratado naquele momento. Falo aqui das urgências pessoais ou de trabalho que você julga significativas, dentro do seu entendimento, da sua vida e da sua rotina.

Durante minha formação no Instituto Brasileiro de Coaching, aprendi sobre a Tríade do Tempo, um conceito que divide o tempo em atividades Importantes, Urgentes e Circunstanciais. Gostaria de compartilhar um pouco desse conhecimento com você para ajudar na compreensão do assunto:

A esfera Importante trata daquelas tarefas que são realmente relevantes na sua vida, que você sabe que trarão resultados a curto, médio ou longo prazo. Como, por exemplo, o projeto para alcançar o seu sonho, algum estudo ou até mesmo um check up com seu médico.

Essas tarefas possuem um prazo de execução e nunca são urgentes. Porém, se você não cumpri-las no tempo planejado, elas podem se tornar urgentes.

A esfera da Urgência abrange as atividades para as quais o tempo está curto ou se esgotou. Exigências que chegam em cima da hora ou aquela tarefa importante que você adiou e acabou virando urgente. Em quase todos os casos, as urgências causam pressão e estresse.

A esfera Circunstancial, por fim, é a esfera que cobre as atividades desnecessárias ou excessivas, gastos inúteis de tempo, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente apropriadas”. São as tarefas que você sabe, lá no fundo, que não trarão resultado nenhum nem farão muita diferença na sua vida. Bons exemplos são reuniões sem propósito, e-mails ou whatsapp com bobagens, horas incontáveis na frente da TV ou olhando a internet aleatoriamente, conversas fúteis, certas festas, e por aí vai.

É claro que eu sei que momentos de lazer existem e são essenciais, porém é importante você organizá-los de maneira consciente. Saber que determinado momento é um momento de lazer e que você irá aproveitá-lo. Não é disso que estamos falando na esfera Circunstancial. Ali estão englobadas as perdas de tempo, as atividades não produtivas feitas em momentos inadequados e, na maioria das vezes, sem que você tenha consciência disso.

Algo bastante interessante que a Tríade do Tempo traz é que as esferas não se misturam, ou seja, não pode existir algo importante e urgente ao mesmo tempo, por exemplo. Se algo for importante, terá prazo e não vai gerar estresse. A atividade que hoje é urgente pode ter sido da esfera da importância um dia, mas no momento que foi negligenciada e adiada, passou a pertencer à esfera da urgência e agora necessita de atenção imediata.

“Quando você separa o importante do urgente em sua vida, em seu tempo e em sua equipe, fica muito mais fácil entender (e resolver) os problemas e a forma como você utiliza seu tempo.” (José Roberto Marques)

Pare agora e analise, com sinceridade, como você está lidando com suas atividades importantes, urgentes e circunstanciais. Procure não se sabotar! Você sabe, no fundo, o que você faz que pode estar roubando o seu tempo no dia a dia e ficando no caminho do seu sonho.

Li mês passado um livro excelente sobre produtividade, do Geronimo Theml, chamado “Produtividade Para Quem Quer Tempo”. Indico muito. Abaixo cito um trecho que fala exatamente sobre essa sabotagem que fazemos a nós mesmos e à nossa relação sobre o que é importante ou urgente dentro da rotina:

“Funciona mais ou menos assim: a pessoa se prepara para fazer algo muito importante, que ela já vinha adiando há alguns dias, mas que enfim conseguirá executar. Pode ser escrever um artigo, fazer aquele trabalho de faculdade, concluir um relatório importante ou uma tarefa do trabalho, resolver um problema pessoal, iniciar um projeto, mas justamente na hora que ela senta para pôr as mãos na massa, ela se lembra de que para fazer aquilo é FUNDAMENTAL, antes, organizar as gavetas do escritório, gavetas essas que nunca incomodaram, ou limpar as caixas de e-mail, inbox do Facebook, mensagens do WhatsApp.

É como se existisse uma fila de tarefas que precisam ser feitas, muitas das quais não são tão relevantes. São atividades que apenas ocupam seu tempo, e, em meio a elas, também existem outras que são importantes para alcançar aquilo que você quer para sua vida (…) e conforme você vai resolvendo aquilo que é menos relevante, a fila vai andando e uma hora, por fim, chega o momento de executar aquela tarefa importante, mas nesse momento você transfere essa atividade importante para o final da fila e continua a fazer aquilo que não leva a lugar nenhum.” (THEML, 2016)

Faz sentido pra você?

Eu dei risada quando li isso, pois me enxerguei ali em tudo que ele falou. Era exatamente o que eu vinha fazendo há muito tempo. Caso você não saiba, eu trabalho via home office, então é claro que sempre tinha algo a fazer que não envolvia meus principais objetivos de vida. Até lavar roupa no meio do dia surgia como algo urgente. Oi? 

O meu objetivo ao trazer todas essas informações é que você entenda a importância de ter um planejamento do seu dia a partir da clareza do que é importante, o que é urgente e o que é circunstancial nas atividades que você realiza.  

Tendo essa clareza, seu planejamento será mais efetivo e mais possível de ser seguido realmente, pois incluirá horários para realizar cada tipo de tarefa, incluindo tempo para realizar o seu projeto, o seu sonho, mesmo que a passos pequenos. Lembre-se que, se você não der atenção hoje a isso que é importante, algum dia pode se tornar urgente e lhe causar algum estresse.

Pense comigo: o que o não cumprimento do seu objetivo ou sonho pode lhe trazer, ao se tornar uma urgência? Saúde desgastada? Infelicidade? Frustração? Sensação de fracasso? Comodismo? Reflita.

Eu sei que existem coisas que você tem controle e outras que não tem controle na rotina, como reuniões emergenciais no seu trabalho ou um problema de um cliente que você tem que resolver naquele momento. Já trabalhei em empresas por muitos anos, sei bem como é essa sensação de “não tenho escolha”.

Mas será que essas atividades ocupam TODO o seu dia? Ou existe alguma parte do seu dia (ou da sua semana) que você tem total controle sobre o que você faz? Qual seria esse momento?

Você deve aprender a dizer não àquilo que você pode dizer não. Valorize as horas do seu dia, afinal todo mundo tem as mesmas 24 horas. Mostre às pessoas que você valoriza o seu tempo e elas começarão a respeitar isso também.

Ao fazer seu planejamento, não se preocupe com o quantas tarefas você consegue fazer por dia ou por semana relacionadas ao seu sonho. Lembre-se sempre: mais importante do que a velocidade, é a direção.

Sabendo que você está caminhando até lá, você se sentirá mais realizado e confiante do resultado e já começará a sentir a diferença no seu dia a dia durante o percurso.

Convido você a analisar esses conceitos que eu trouxe e ver se encaixam na sua vida, se fazem sentido para a sua realidade. Se fizerem, veja como você pode aplicá-los para começar a organizar a sua vida de maneira produtiva e iniciar a trajetória até seu objetivo.

Bora?

Referências:

MARQUES, J.R. Curso de Formação em Professional & Self Coaching. São Paulo: IBC, 2016, apostila de curso.

Theml, Geronimo. Produtividade para quem quer tempo: aprenda a produzir mais sem ter que trabalhar mais / Geronimo Theml. – São Paulo: Editora Gente, 2016.

Priscila Carvalho Zart
Coach de Carreira e Inteligência Emocional

55 51 99977- 1805
www.coachpriscila.com.br

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